Als je vandaag aan vijf collega’s vraagt welke programma’s ze gebruiken om hun werk te doen, is de kans groot dat je vijf verschillende antwoorden krijgt. De één zweert bij een gratis online tool om PDF’s te bewerken, de ander heeft zelf een planningstooltje gevonden, en weer een ander slaat bestanden op in een persoonlijke Dropbox omdat ‘het delen met de klant anders zo traag gaat’.
Nu we massaal hybride werken, is de controle op apparaten en software een serieus hoofdpijndossier geworden. Laptops reizen mee naar huis, blijven in de auto liggen of worden na een uitdiensttreding pas maanden later (en na drie keer bellen) weer ingeleverd.
Het is de realiteit van de moderne werkplek. Maar hoe houd je hier als organisatie grip op, zonder dat je de sfeer verpest of de boel volledig dichttimmert?
De stille risico’s van ‘handige’ software
Laten we beginnen met de software. Medewerkers die hun eigen weg zoeken (ook wel schaduw-IT genoemd) doen dat nooit om de boel te saboteren. Ze willen gewoon hun werk doen. En als de officiële weg te traag is of niet prettig werkt, gaan ze zelf op zoek naar een oplossing.
Dat is begrijpelijk, maar de risico’s zijn groot:
- Datamigratie buiten de deur: Die ‘gratis online PDF-converter’ waar even snel een klantcontract met persoonsgegevens in wordt gesleept? Die slaat die data vaak op externe, onveilige servers op. Je hebt direct te maken met een datalek, zonder dat je het doorhebt.
- Geen updates, wel kwetsbaarheden: Al die losse tooltjes worden niet centraal geüpdatet. Zodra er een beveiligingslek in zo’n tool zit, is dat een open deur naar jullie bedrijfsnetwerk.
- Onnodige kosten: Vaak hebben afdelingen (onbewust) dubbele abonnementen lopen op software die al lang in jullie applicatieset zit. Zonde van het geld.
Waar is die laptop eigenlijk?
Naast de software is er de hardware. Vroeger stonden alle computers veilig achter een gesloten kantoordeur. Vandaag de dag is de administratie rondom apparaten vaak een rommeltje.
We zien het regelmatig bij bedrijven die bij ons aankloppen: er is geen actueel overzicht van welke hardware bij welke medewerker hoort. Gaat er iemand uit dienst? Dan is het handmatig achterhalen of de laptop, de lader en de telefoon wel compleet zijn teruggekomen. En ligt die laptop eenmaal in de kast, dan weet vaak niemand of de data er wel fatsoenlijk is afgehaald voordat een nieuwe collega ermee aan de slag gaat.
De nuchtere oplossing: maak de veilige weg de makkelijkste weg
Grip krijgen op je IT betekent niet dat je alles op slot moet gooien. Als je medewerkers dwingt om voor elke handeling toestemming te vragen, gaan ze juist creatieve omwegen zoeken.
De oplossing van Bossers & Cnossen is simpel: zorg dat de veilige, officiële weg de makkelijkste weg is om je werk te doen.
Dat doen we op drie manieren:
1. Centraal beheer (zonder dat de gebruiker het merkt)
Met een platform zoals Microsoft Intune beheren we alle apparaten centraal. Raakt een laptop kwijt of wordt deze niet ingeleverd? Dan wissen we het apparaat met één druk op de knop op afstand. De vinder heeft er niks aan, en jullie data is veilig.
2. Een eigen ‘App Store’ voor de zaak
Medewerkers willen flexibiliteit. Richt daarom een centrale portal in waar collega’s zelf veilige, goedgekeurde software kunnen installeren met één klik. Zij hebben de vrijheid en de snelheid, jij hebt de garantie dat de software veilig is en up-to-date blijft.
3. Schoon in, schoon uit (asset management)
Zodra er een nieuwe collega start, sturen we een laptop op die direct ‘out-of-the-box’ werkt. Gaat er iemand uit dienst? Dan zorgen we dat de laptop eenvoudig kan worden ingenomen, op afstand wordt gewist en direct weer klaar is voor de volgende collega. Geen rondslingerende apparaten, geen administratieve rompslomp.
Rust voor jou, vrijheid voor je medewerkers
Grip op je werkplekken zorgt voor rust. Je weet vanaf nu exact welke apparaten er in omloop zijn, dat ze veilig zijn én dat je medewerkers prettig kunnen werken met de tools die ze nodig hebben. Zo simpel kan het zijn.
Maar hoe weet je hoe jouw organisatie er op dit moment écht voor staat? Grote kans dat je geen zin hebt in een langdurige en dure IT-audit om te controleren of er ergens nog een laptop op een zolderkamer ligt of welke tools er stiekem worden gebruikt.
Om die blinde vlekken snel en nuchter in kaart te brengen, hebben we de online IT-keuzehulp ontwikkeld. Binnen een paar minuten zie je precies waar de verborgen risico’s binnen jouw organisatie liggen, en — belangrijker nog — hoe je de regie vandaag nog keurig terugpakt.
