Dagelijks gebruik

Whatsapp, Facebook, Instagram, Twitter, Spotify en Netflix: allemaal apps die we vrijwel dagelijks gebruiken en die vlot werken. Ga je bijvoorbeeld iets organiseren met familie of vrienden? Je maakt een groep aan, voegt de anderen toe, prikt even samen de datum, en stemt de invulling af. Zo geregeld, easy peasy. Hoe kan het dan dat we in ons werk vaak een stuk minder efficiënt werken? We e-mailen en agenderen wat af met relaties en collega’s, waardoor ieders mailbox al gauw volloopt: mailafhandeling wordt een doel op zich, in plaats van een vlot communicatiemiddel.

Andere norm

In veel organisaties bepaalt de IT-afdeling met welke software de eindgebruikers werken. Vanuit beheer en veiligheid bekeken is dit al decennia lang een geaccepteerde en begrijpelijke werkwijze: IT-afdelingen zijn gericht op continuïteit en betrouwbaarheid, want dat wordt van hen verwacht door de organisatie. Maar wat nu de wereld snel verandert? Andere manieren van werken de norm worden en andere programma’s en apps nodig zijn om daar in mee te gaan? Hoe ga je daar mee om als organisatie en in het bijzonder als IT-afdeling?

Shadow-IT

Als de standaard programma’s en apps niet meer werken voor de gebruikers, ontstaat er shadow-IT. Mensen gaan onderling apps gebruiken die privé ook goed bevallen.

Er zijn organisaties waar een deel van de werkzaamheden en communicatie tussen mensen plaatsvindt via Whatsapp, Dropbox en Google Drive: een nachtmerrie voor de IT afdeling! Deze stille revolutie vindt nu bij veel organisaties plaats.

Focus van techniek en naar gebruiker

De sleutel naar succes ten aanzien van efficiëntere IT-middelen, is door als IT-afdeling niet naar de techniek te kijken, maar naar de gebruiker. Door de gewenste informatiestromen te faciliteren met middelen die echt bijdragen aan efficiënt en fijn samenwerken. Bijvoorbeeld door collega’s te informeren via narrowcasting in plaats van de zoveelste nieuwsbrief. Die nieuwsbrief wordt mogelijk zelfs weggeklikt, terwijl ze middels narrowcasting bij de koffie-automaat worden bijgepraat!  

Andere tools als Slack, Webex Teams, Microsoft Teams, IBM Connections, Microsoft Office 365 werken even vlot als de meest gebruikte privé-apps én kunnen door de IT-afdeling goed worden geborgd op veiligheid, continuïteit, betrouwbaarheid en beschikbaarheid. Win-win dus. Kenmerkend voor de genoemde alternatieven is dat ze vanuit de Cloud worden aangeboden. De IT-afdeling kan daarmee de aandacht verplaatsen van techniek en beheer naar de gebruiker en de informatiestromen.

Efficientere werkomgeving

Als er niet vanuit de eindgebruiker maar vanuit de techniek blijft worden gekeken, kan dat betekenen dat de men op zoek gaat naar een efficiëntere werkomgeving, elders. De digitale transformatie gaat niet alleen over techniek, maar ook over nieuwe organisatievormen, andere manieren van samenwerken, en nieuwe ideeën en tooling uitproberen. Om hiermee een begin mee te maken kun je als IT-afdeling met de eindgebruikers in gesprek gaan: hoe werken zij nu en welke middelen gebruiken ze daarbij? Samen kun je dan gaan experimenteren met nieuwe middelen.